Hea seadmehange algab selgest vajadusest.
Enne pakkumiste küsimist pane paika, millist tööd seadmed peavad tegema, kui kaua neid vajad ja kuidas võrdled ostu ja kasutusrenti. Nii saab hinna kõrval hinnata ka kasutamist ja lepingu lõppu.
Vajadusest võrreldavate pakkumisteni.
- 1
Kirjelda tööd ja kasutusaega
Pane kirja vajalik tulemus, töökoormus ja kavandatud kasutusaeg.
- 2
Määra võrdluse alus
Küsi samale seadmekomplektile võrreldavad maksed, teenused ja perioodi lõpu tingimused.
- 3
Tee rollid selgeks
Tee selgeks tarnija, teenindaja ja rahastaja rollid enne pakkumiste hindamist.
Ühekordne soetus või püsiv eelarverida?
Vormi valik ei alga hinnast, vaid sellest, kas sama kulu tuleb mõne aasta pärast su eelarvesse tagasi. Käi need küsimused läbi enne tingimuste koostamist.
Küsi kõigepealt, kas vajadus kordub
Kas sa ostad selle seadme ühe korra ja tõenäoliselt mitte kunagi uuesti või tuleb sama vajadus kahe kuni nelja aasta pärast tagasi? Esimesel juhul ostad eset, teisel juhul ostad võimekust ja neid kaht ei kirjelda sa lähteülesandes ühtemoodi. Küsimus ei ole selles, kas sa jaksad maksta, vaid selles, kumb vorm su eelarvetsüklisse sobib.
Ühekordne ost: seade, millel pole tsüklit
Kui kavatsed seadet kaua kasutada, võrdle ostu ja kasutusrendi makseid kogu kavandatud kasutusaja jooksul. Sa ostad selle ühe korra, vahetad alles siis, kui see katki läheb, ja see rida su eelarves enam ei kordu. Siin on ost lihtsam: kirjuta see hankesse ostuna ja ära nõua sellele kuumakse pakkumist.
Püsiv vajadus: arvutid, telefonid, mööbel
Neid on sul alati vaja ja iga paari aasta tagant uuena. Vaata kolme viimast eelarveaastat: kui sama liiki seadmeid on seal juba korra soetatud, on tegu korduva vajaduse, mitte ühekordse ostuga.
Mida kasutusrent eelarves muudab
Kuumakse on püsiv eelarverida: seadmed on sul olemas, makse on kogu perioodi vältel ühesugune ja sissemakse 0 €. Perioodi lõpus tagastad seadmed või ostad need välja. Järgmise perioodi seadmed, rahastus ja eelarve planeeri eraldi.
Ühes hankes võib olla mõlemat
Sama hange sisaldab sageli nii ühekordselt ostetavaid seadmeid kui ka elutsükliga seadmeid. Jaga lähteülesanne nende kahe järgi osadeks. Muidu surud kogu hanke ühte vormi ja kaotad võrdluse just seal, kus sellest oleks kasu olnud.
Võta vastused kokku ja pane vorm kirja
Kui asi on ühekordne ja seda ei ole aja jooksul vaja välja vahetada, korralda ostuhange; kui vajadus kordub ja sa tahad seda eelarves ühtlase kuluartiklina hoida, korralda kasutusrendihange. Kui sa ei ole kindel, nõua sama seadmekomplekti kohta mõlemad pakkumised ja otsusta alles siis. Kirjuta valitud vorm lähteülesande algusse, sest sellest sõltub iga järgmine nõue.
Kirjuta lähteülesanne nii, et ostuhinda ja kuumakset saab lõpuks kõrvuti vaadata.
Luba lähteülesandes mõlemat vormi
Kirjuta lähteülesandesse, et pakkuja võib esitada ostuhinna, kasutusrendi kuumakse või mõlemad. Kui seda seal ei ole, saad vastuseks ainult ühe vormi ja võrdlust ei tekigi. Kaks eraldi hanget ei anna võrreldavat vastust. Kui lubad mõlemat vormi, määra neile ühised miinimumnõuded ja üks hindamisviis, näiteks kogukulu kavandatud kasutusaja jooksul. Kooskõlasta sõnastus oma hankespetsialistiga.
Üks seadmekomplekt ja periood, mis vastab kasutusajale
Fikseeri seadmete nimekiri, kogused, kasutuskohad ja kasutusaeg kuudes ning nõua kõigilt pakkumine täpselt sama perioodi kohta. Vali periood seadme kasutusaja, mitte väikseima kuumakse järgi. Võrdluse näidisperiood on telefonidel 2 aastat, arvutitel, tööriistadel ja väiketehnikal 3 aastat ning köögiseadmetel, mööblil ja sõidukitel 4 aastat. Need on planeerimisnäited, mitte seadmete kasutusea lubadused. Liiga pikk periood tähendab makset ajal, mil seade on juba välja vahetatud. Liiga lühike toob uue hanke enne, kui jõuad selle eelarvesse panna.
Küsi maksed ja tasud eraldi ridadena
Küsi kuumakse, lepingutasu ja sissemakse eraldi ridadena, mitte ühe summana, ja ütle välja, mis on kuumakse sees ning mis tuleb eraldi arvena. Rahastatav summa on käibemaksuta hind, nii et märgi käibemaksu alus lähteülesandes eraldi ära. Maxa rahastab seadmeid summas 500–500 000 €.
Kirjuta perioodi lõpp juba praegu välja
Nõua pakkumises tagastamise korda, seadmete nõutavat seisukorda, väljaostuhinda ja seda, kumb pool kustutab andmed ning korraldab äraveo. Lepingu ajal on seadmete omanik rahastaja, nii et perioodi lõpu tingimused peavad lepingus kirjas olema. Kokku leppimata lõpp muutub läbirääkimiseks kõige halvemal hetkel.
Nimeta rollid: tarnija, teenindaja, rahastaja
Ütle, kes vastutab tarne, kes teeninduse ja kes rahastuse eest ning kelle poole sa rikke korral pöördud. Kirjuta välja hooldus, reageerimisaeg ja see, kas pakkuja annab rikke ajaks asendusseadme. Ilma selleta paistab odavam see pakkumine, kus teenindust lihtsalt ei ole.
Fikseeri tarne ja maksete algus
Pane kirja tarnetähtaeg ja see, millal maksed algavad. Kasutusrendi puhul tuleb esimene kuumakse järgmisel kuul, nii et tarne aeg otsustab, kas maksed algavad juba sellel eelarveaastal.
Kirjuta ette, mis võib perioodi jooksul muutuda
Lase pakkujal juba pakkumises kirjeldada, mis tingimustel saab seadmeid juurde lisada, komplekti vahetada või kasutuskohta muuta. Hanke ajal on need kokkuleppe küsimus, hiljem hinna küsimus.
Pane hindamine paika enne pakkumiste avamist
Kui lubad kahte vormi, kirjuta hindamiskriteeriumidesse, mille alusel sa ostuhinda ja kuumakset kõrvuti vaatad ja millised tingimused on kohustuslikud. Kui hindad ainult ostuhinda, langeb kasutusrent võrdlusest välja juba enne sisulist arutelu. Erasektoris hoiab sama kirjapanek ära hilisema vaidluse, avalikus hankes nõuavad seda niikuinii sinu enda hankereeglid.
Arutame meetodit enne tingimuste koostamist.
Aitame analüüsida, kas hanget on mõistlikum teha kasutusrendi või ostu vormis. Hanke ettevalmistuse konsultatsioonis räägime meetodist. Me ei soovita üht tarnijat ega hinda tema pakkumist sinu eest.
Avaliku sektori hankes lähtu oma hanke- ja eelarvereeglitest ning läbipaistvuse ja võrdse kohtlemise põhimõtetest.
Esita seadmed, teenindus ja rahastus ühes selges pakkumises.
Kui sinu pakkumine vajab rahastamist, hindame ostja krediidivõimet ning seda, kas seadmed ja tingimused on rahastatavad. Too rahastaja roll ja kohustused pakkumises selgelt välja. Ühise pakkumise struktuuri lepime eraldi kokku.
Oled lähteülesande juures?
Võta vestlusele kaasa töövajadus, seadmete nimekiri ja kavandatud kasutusaeg.